Обмениваться счет-фактурами и другой документацией в электронном виде через Интернет быстро и удобно. Таким образом, ведутся дела с партнерами, клиентами, поставщиками и филиалами компаний. Электронной документацией считается любая документация, представленная в электронной форме и имеющая свойства аутентичности, достоверности, целостности и пригодная для использования.
Автоматизированный электронный документооборот призван свести к минимуму влияние человеческого фактора при составлении документации, снизить расходы на ведение документооборота, сберечь время и повысить эффективность.
Плюсы подключения электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота позволяет реализовать следующие возможности:
Документация формируется, подписывается и отправляется одним нажатием клавиши.
Надежность и конфиденциальность потока документации.
Оперативное исправление ошибок.
Отчетность отправляется непосредственно с рабочего места.
Нет необходимости лично посещать соответствующие организации или отправлять курьера с корреспонденцией.
Информация о результатах приема запросов и отчетностей приходит на компьютер отправителя.
Экономия времени при использовании этой системы достигает 75%.
Реестр входящей и исходящей документации заполняется автоматически.
Заключают трудовой договор с сотрудниками на удаленной занятости.
Обмениваются первичной документацией с поставщиками или клиентами.
Сотрудничают с мобильными сотрудниками.
Проводят собрания акционеров.
Осуществляют факторинговые операции в момент оплаты продукции.
Имеют обширный документооборот.
Имеют контрагентов или филиалы в других городах.
Для подключения ЭДО заключается договор с аккредитованным оператором ЭДО. Чтобы документация имела юридическую силу, файлы заверяются электронной подписью. Для каждого сотрудника имеющего право подписи соответствующей категории документов приобретается усиленная квалифицированная цифровая электронная подпись. Потребуются также средства криптозащиты информации и программное обеспечение для них. В учетную политику компании вносится положение о правомерности составления первичной документации в электронном виде с подтверждением цифровой подписью. С контрагентами, с которыми предполагается обмен документацией в электронном виде заключается “Соглашение об обмене электронными документами”. Компьютер, на который устанавливается программа для электронного документооборота, подключается к сети Интернет.
Формы документации
Работа ведется с двумя формами документации: входящей и исходящей.
Входящая документация автоматически формируется в базе. После получения документации от контрагента, нажимается кнопка: «Получить ответ». После этого файл доступен к просмотру, утверждению или отклонению. При утверждении адресату отправляется автоматическое подтверждение.
Исходящая документация после формирования моментально пересылается контрагенту нажатием клавиши «Подписать и отправить». После отправки файл автоматически отмечается в реестр исходящий документации.
Прочая документация также доступна для обмена по ЭДО. Для этого файлы визируются цифровой подписью.
Комплект документации, подписанный обеими сторонами, считается оригиналом, имеющим полную юридическую силу и не требующим подтверждения на бумаге.
Получить сертификат ЭДО
Получив сертификат ЭДО в компании «Рустехпром», Вы сразу же ощутите удобство и выгоду использования данной технологии.
Сократите финансовые затраты на ведение документооборотаСократите время на обмен документами с контрагентамиПроводите неограниченное количество транзакций
Стоимость сертификата для ЭДО 5959р.
Увеличьте прибыль с услугой «Электронный документооборот»!
Оставьте контактные данные и мы свяжемся с Вами!
Нажимая кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.
Сократите финансовые затраты на ведение документооборота
.jpg)