Как правильно работать с кассовым аппаратом

Как пользоваться кассовым аппаратом

3046
23 марта 2020 в 11:53
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Все коммерческие предприятия при работе с кассовой техникой обязаны соблюдать положения 54-ФЗ. В обратном случае нарушителей ждёт штраф либо, ещё серьезнее, приостановление торговой деятельности. В целях предотвращения наказания следует только освоить правила работы с современными кассовыми устройствами. В настоящей статье будут рассмотрены принципы использования модернизированной кассовой техники, требования, которым должен соответствовать кассир, а также фискальные документы.

Содержание:

  1. Основные моменты по использованию ККМ
  2. Какие требования предъявляются к кассиру
  3. Подготовка к работе
  4. Расчётные операции
  5. Какие нужно оформлять документы
  6. Если несколько систем налогообложения совмещены
  7. Если возникли проблемы, как пользоваться кассовым устройством

Основные моменты по использованию ККМ

Без подключения к интернету использовать рассматриваемое оборудование невозможно. Так как все модели различны, то и способы подсоединения варьируются: Wi-Fi, SIM-карта, интернет-кабель. При первом запуске потребуется выбрать интересующий вариант интернет-подключения. Для качественной работы онлайн-кассы понадобится постоянный высокоскоростной трафик. В обратном случае данные с устройства передаваться не будут. Для правильного применения аппаратуры потребуется соблюдение ещё одного обстоятельства – компетентный, обученный работник, который будет обслуживать клиентов.

Какие требования предъявляются к кассиру

Кассир — это тот сотрудник, который постоянно контактирует с клиентами.

Справиться с задачами ему помогут следующие качества:

  • Сдержанность и стрессоустойчивость. Так как ежедневно через кассу проходит большой поток посетителей, то есть вероятность столкнуться с агрессивно настроенными людьми. Поэтому нужно как можно быстрее провести операцию и не нагрубить покупателю.
  • Ответственность и внимательность. Кассир постоянно работает с деньгами. Несмотря на большой поток покупателей он должен оставаться бдительным, корректно формировать фискальные документы, принимать оплату и выдавать сдачу. К своему рабочему месту тоже нужно относиться со всей внимательностью: его нельзя оставлять без предупреждения ответственного сотрудника, кассовое устройство запрещено оставлять без присмотра.

После того, как оформлены документы на трудоустройство сотрудника (приказ, трудовой договор) либо подписано соглашение о материальной ответственности, кассиру потребуется:

  • посетить своё рабочее место, где установлена касса и изучить правила работы с ней;
  • в качестве подтверждения ознакомления с порядком использования техники расписаться в журнале ознакомления ответственных сотрудников.

Некоторые владельцы компаний утверждают свой внутренний перечень правил эксплуатации торгового оборудования. Эти требования работники должны соблюдать, поэтому ознакомление с актом – обязательно.

Невозможно обойтись без ознакомления под роспись с должностными обязанностями и правами.

Подготовка к работе

Если обязанности сотрудника связаны с обслуживанием покупателей на кассе с функцией обмена в режиме онлайн сведениями с налоговой службой, ему рекомендуется прибывать на работу за 20—30 минут до начала торговли. За это время запускается оборудование, проверяется его работоспособность, а также устраняются мелкие сбои в функционировании.

Перед началом смены работнику выдаются:

  • бумага для печати фискальных документов;
  • монеты и купюры на размен;
  • при наличии ящика для хранения наличных средств – ключи от него.

В специальном журнале — документе КО-5 фиксируются факты выдачи кассиру денежных средств и сдачи им денег ответственному сотруднику.

Расчётные операции

Чеки на кассе должны пробиваться в течение всей 24-часовой смены (ст. 4.3 54-ФЗ). Для начала смены потребуется создать отчёт о ее открытии. В автоматическом режиме документ передаётся оператору фискальных данных.

Отчет о закрытии смены можно сформировать как в день ее открытия, так и на следующий рабочий день. Самое главное – успеть уложиться в течение суток после начала работы на кассовом аппарате. В обратном случае, то есть при смене продолжительностью свыше 24 часов, фискальный накопитель перестает формировать фискальный признак на чековом документе. Тогда все расчётные операции проводятся незаконным путём.

Наряду с отчетом о закрытии смены формируется документ с данными о состоянии счётчиков оборудования. В нем содержится информация о:

  • суммах, проведённых через кассу по безналу и с наличными;
  • количестве проведённых операций прихода, расхода, возврата и суммах по каждой из них;
  • состоянии обмена данными с ОФД.

В момент купли-продажи и оплаты товаров кассир формирует чек. Для этого нужно:

  • Внести в программу данные о товаре, услуге. Это можно сделать как вручную, так и с помощью сканера.
  • Озвучить итоговую сумму покупки.
  • Принять от клиента наличные денежные средства или пластиковую карту.
  • Назвать сумму сдачи и выдать её посетителю, если оплата происходит наличным путём.
  • Напечатать чек на ленте и передать его покупателю.

Если клиенту необходим электронный аналог чека, то потребуется сообщить обслуживающему сотруднику свой мобильный номер либо e-mail.

Дополнительно, согласно инструкции пользования, на кассовой технике возможно сформировать такие фискальные документы:

  • бланк коррекции, если выявлены ранее допущенные ошибки, продажи велись без обмена информацией с оператором либо при иных самостоятельно обнаруженных неточностях;
  • бланк возврата, если покупателю приходится вернуть ранее оплаченную сумму (на чеке нужно поставить признак «Возврат прихода»).

Если уже проведён авансовый платеж, тогда кассир должен создать и выдать чековый документ с признаком «Аванс». Когда дальше будет пробиваться через кассовое устройство вся сумма покупки, то потребуется указать реквизит «Полная оплата».

Более подробная инструкция о работе с интересующей моделью кассового оборудования содержится в прилагаемой инструкции либо на интернет-ресурсе компании-производителя.

Какие нужно оформлять документы

Коммерческие структуры, которые уплачивают в бюджет ЕНВД или ЕСХН, работают на общей или упрощенной системах, должны документально фиксировать любое движение денежных средств по кассе. К таким документам относятся кассовая книга, расходные и приходные ордера (РКО и ПКО). По итогам смены из кассового отчёта о ее закрытии заполняются бланки. Как правило, отдельные ПКО должны заполняться для каждого способа проведения оплаты за покупку. РКО оформляется клиенту на суммы возвращённых ему средств. В книгу учёта вносятся сведения об операциях.

Если несколько систем налогообложения совмещены

Законом предусмотрена возможность для хозяйствующих субъектов применять одновременно несколько налоговых режимов. В целях экономии допускается формировать фискальные документы на одном кассовом устройстве, в случае соблюдения перечисленных условий:

  • Владелец кассы во время первого запуска внёс данные обо всех применяемых системах налогообложения (далее по тексту – СНО). В этом случае следует ознакомиться с инструкцией по использованию кассового аппарата.
  • При продаже товаров или услуг пользователем создаются отдельные чеки по каждому налоговому режиму.

Нельзя забывать и о том, что в случае совмещения хозяйствующим субъектом двух и более СНО, следует вести по каждому режиму отдельный учет.

Если возникли проблемы, как пользоваться кассовым устройством

Не исключено, что при эксплуатации оборудования современного поколения могут возникнуть определённые неисправности.

В случае возникновения мелких неурядиц и форс-мажорных обстоятельств следующие рекомендации помогут пользователю.

  • Интернет-соединение пропало. В таком случае продажи можно не приостанавливать. Однако главное – не забыть после восстановления связи передать оператору фискальных данных неполученные им чеки. Кроме того, отсутствие обмена информацией с оператором на протяжении 30 дней приведёт к выводу из строя фискального накопителя.
  • Бумага замялась или оторвалась: работа на аппарате должна быть остановлена, после чего следует заново заправить ленту. Затем оборудование активируется в соответствии с руководством. Большая часть моделей самостоятельно возобновляет печать. Для проверки того, отправлена ли информация в товароучетную программу и оператору фискальных данных, нужно сформировать Х-отчёт и сверить данные с бухгалтерией, проанализировать количество отложенных чеков.
  • Электроснабжение прекращено: нужно приостановить торговлю. Нельзя ничего продавать без кассы. Кроме того, законодательно оговорено, что в течение 5 минут после оплаты покупки покупателю должен быть передан чек. Если не применяются модели с резервным источником питания, то приведённое требование невыполнимо. Однако можно воспользоваться следующим вариантом: после проведённых операций составить чек коррекции на итоговую стоимость преданной продукции. К документу прикладываются объяснение сотрудника в письменном виде; акт энергосбыта, свидетельствующий об отключении света. Между тем даже эти меры могут не спасти от налоговых штрафов.

Устройство внезапно блокируется и в случае поломки фискального накопителя, переполнения его памяти, неверной установки на оборудовании даты с текущим временем. Такая проблема легко разрешается самостоятельно: для этого следует лишь заменить накопитель, перерегистрировать устройство в налоговой службе, исправить дату и время.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...