Особенности выбора ОФД

4636

19 февраля 2020 в 17:09

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Согласно законодательству РФ, предприниматели должны автоматизировать процесс передачи кассовых чеков непосредственно в налоговую службу. Помимо этого, при наличии запроса от получателя услуги либо покупателя копия выданного документа должна быть отправлена на его электронную почту или на номер мобильного телефона в виде СМС. Учитывая большой объем информации, которая поступает к представителям ФНС, вполне объяснимо, что для обработки данных у службы недостаточно технических средств. Чтобы справиться с поставленной задачей, они прибегают к помощи посредников с мощным хостингом. Это операторы фискальных данных (ОФД), предоставляющие облачный сервис.

Содержание:

1. Что такое ОФД?
2. Реестр операторов фискальных данных
3. Основные функции ОФД
4. Способы защиты данных
5. Критерии выбора ОФД
6. Особенности заключения договора с ОФД
7. Как зарегистрировать онлайн кассу в налоговой службе?
8. Как поставить на учет новый ККТ в сервисном центре
9. Процедура регистрации ККТ, который уже был в работе ранее

Что такое ОФД?

Оператор фискальных данных – это какое-либо юридическое лицо, которое производит отправку копий кассовых чеков в ФНС в электронном виде. Такая деятельность предусматривает наличие специального разрешения от налоговиков.

С технической стороны схема взаимодействия владельца кассового оборудования, ОФД и налоговой выглядит следующим образом:

1. Фискальный чек, распечатанный на кассовом аппарате, преобразуется сначала в электронный файл, а затем передается непосредственно на сервер оператора.
2. Благодаря ресурсам сервера данные от касс, закрепленных за конкретным ОФД, достаточно быстро обрабатываются и хранятся на нем определенное время.
3. При необходимости информация инспектору передается по специальному защищенному каналу. Эта процедура была введена для того, чтобы освободить большинство предпринимателей от выездных проверок. Сейчас налоговый инспектор может получить доступ к нужной информации, нажав всего пару кнопок на компьютере.

Процесс удобен не только для продавца и ФНС, но и для покупателей, которые могут запросить электронную копию чека, сообщив об этом продавцу-кассиру во время совершения покупки. В этом случае кассир перед тем, как пробить чек, вводит адрес электронной почты или номер телефона на кассовом аппарате и далее в меню выбирает пункт «отправить электронный чек». Получив соответствующую информацию оператор фискальных данных пересылает документ на адрес или телефон, указанный в заявке.

Данные, полученные операторами, хранятся на серверах в течение пяти лет. Такая мера необходима для того, чтоб обеспечить возможность подтвердить факт и подробности покупки во время судебных разбирательств. Часто, когда стороны имеют претензии друг к другу, представители участников процесса запрашивают копии электронных чеков из хранилищ ОФД. При этом наличие бумажной версии документа у покупателя не является обязательным условием.

Реестр операторов фискальных данных

Процедура передачи кассовых чеков в режиме реального времени в налоговую службу регламентируется Федеральным законом №54 ФЗ. Все операторы, оказывающие подобные услуги, внесены в единый реестр. На данный момент в этот перечень входят всего 21 юридическое лицо, указанное в таблице:

Известны случаи, когда компании, не зарегистрированные в официальном реестре ФНС, предлагают свои услуги предпринимателям. Возможно, процедура их лицензирования или сертификации еще не завершена, и они стараются создать собственную базу клиентов. Таких операторов лучше обходить стороной, не теряя на них время. Лучше воспользоваться сервисом надежных ОФД, у которых имеются все необходимые разрешения.

Основные функции ОФД

Операторы фискальных данных, получившие лицензию на данный вид деятельности, предоставляют услуги предпринимателям, выполняя следующие функции:

1. Принимают от ККТ не только фискальные чеки, но и отчеты с данными об открытии и закрытии смены, бланки строгой отчетности и иную документацию.
2. Проверяют наличие фискальных признаков у поступивших документов.
3. Если во время проверки обнаружилось, что документы оказались поддельными, то оператор незамедлительно сообщает об этом представителям ФНС. После этого передает полную информацию о чеках, которые поступили с кассового аппарата и обеспечивает представителям налоговой полный доступ к имеющейся документации в любое время.
4. Обрабатывает все фискальные данные непрерывно в режиме онлайн.
5. Защищает все серверы, на которых хранится информация, от несанкционированного доступа третьих лиц.
6. Хранит полученный данные в течение пяти лет.
7. Позволяет покупателю увидеть полученный чек в электронном формате и убедиться в том, что операция была произведена в соответствии с действующим законодательством.
8. Отправляет электронные копии фискальных чеков на e-mail покупателя, если в функционал онлайн кассы не входит такая опция.

Способы защиты данных

У всех подписанных кассовых документов имеется фискальный признак (ФП). Он может быть трех видов:

• ФП документа – он используется для подписи чеков и другой документации. Этот признак позволяет представителям налоговой службы и покупателям определить подлинность документа.
• ФП сообщения – необходим для защиты данных, которые передаются в сети интернет от онлайн кассы к ОФД.
• ФП оператора – это уникальный признак, позволяющий увидеть, какой именно оператор обработал фискальный чек. Благодаря этому ни один из ОФД не может подделывать информацию других.

Критерии выбора ОФД

Решения, связанные с выбором компании для сотрудничества, всегда должны быть основаны на определенных преимуществах того или иного услугодателя. Что касается операторов фискальных данных, то перед тем, как заключить договор с компанией, предоставляющей облачный сервис, необходимо изучить основные критерии, позволяющие выбрать лучшую компанию для работы с онлайн-кассами. К ним относятся:

• Простота подключения современного кассового оборудования. При этом должен быть исключен ручной ввод данных, чтобы минимизировать риски внесения неправильной информации. Нужно учитывать, что ККТ должна появиться в личном кабинете ОФД сразу после того, как будет осуществлена передача первого документа.
• Наличие возможности экспресс оплаты услуг как с помощью платежной банковской карты, так и посредством перевода денег с текущего счета предпринимателя. Это условие особенно актуально в тех случаях, когда настроить работу кассового аппарата необходимо срочно, а деньги, перечисленные на счет оператора, могут идти в течение нескольких рабочих дней.
• Предоставление услуг ОФД по принципу «одного окна». В этом случае отпадет необходимость посещения различных инстанций и интернет-ресурсов, что часто занимает достаточно много времени. К примеру, некоторые из зарегистрированных в налоговой операторов предоставляют возможность регистрировать в ФНС, снимать с учета и перерегистрировать онлайн-кассы непосредственно в личном кабинете оператора, не используя сервисы налоговой службы.
• Возможность быстрого приобретения через ОФД СМС для отправки покупателям электронных копий фискальных чеков, если в этом возникла необходимость. При этом нужно учитывать, что отправку электронных документов на e-mail операторы осуществляют бесплатно.
• Выбор сроков подключения кассового оборудования к ОФД на определенное количество дней удобное для предпринимателя. Тако сервис наиболее актуален для тех, чей бизнес зависит от сезона.
• Оператор должен предоставлять услуги всем владельцам кассового оборудования независимо от модели прибора и фискального накопителя.
• Возможность перехода с одного на другой ОФД независимо от причины принятия такого решения.
• Работник бухгалтерии должен обратить внимание на то, какую систему отчетности предлагает оператор. Наиболее удобной считается система, которая реализуется по методу конструктора. При работе с ней у бухгалтера будет возможность самостоятельного формирования отчета по интересующим его параметрам.

Выбирая ОФД для долговременного сотрудничества, обязательно необходимо узнать, насколько надежен оператор. Заключив договор с сомнительной компанией, предприниматель рискует быть оштрафованным за несвоевременную передачу фискальных чеков в ФНС. Суммы штрафов в таких ситуациях составляют десятки тысяч рублей.

Перед тем как окончательно выбрать ОФД для работы следует также уточнить, является ли эта деятельность основной, или услуга передачи данных производится в рамках других сервисов. Лучше, если для оператора этот бизнес будет основным, поскольку такие компании были первыми на рынке и у них сформировались крепкие отношения с партнерами. В результате этого можно рассчитывать на сильный продукт, на котором сконцентрированы операторы. Они быстрее всех реагируют на изменения, происходящие на рынке, и оперативно создают новые сервисы в отличие от более крупных корпораций, в которых подобные процессы затягиваются на несколько месяцев.

Особенности заключения договора с ОФД

После того как предприниматель выбрал оператора, ему необходимо заключить с ним договор на обслуживание. Для этого потребуется пройти несложную процедуру регистрации в личном кабинете. При заполнении электронной формы нужно будет внести такую информацию, как номер телефона и e-mail. Понадобится также предоставить данные об индивидуальном предпринимателе или юридической организации.

После того, как регистрация будет завершена, программа запросит указать информацию о кассовом аппарате:

• модель и марку;
• заводской номер;
• режим налогообложения;
• адрес установки ККТ;
• информацию о фискальном накопителе.

Если при оформлении все данные были указаны правильно, формирование договора произойдет автоматически. Для того чтобы договор вступил в силу, останется его подписать с помощью цифровой электронной подписи. Большинство операторов фискальных данных также оказывает услуги по выдаче ЭЦП.

Для того чтобы приступить к работе с онлайн-кассой нужно будет оплатить счет на оплату услуг, который придёт на e-mail, указанный при регистрации, а также поставить оборудование на учет в налоговой.

В дальнейшем через личный кабинет пользователь может добавлять любое количество ККМ, которое потребуется для полноценной работы торговой точки. О сроках оплаты услуг в дальнейшем система будет напоминать с помощью рассылки электронных писем и СМС.

Как зарегистрировать онлайн кассу в налоговой службе?

Поскольку процедура подключения к ОФД предусматривает регистрацию кассового оборудования в налоговой, предпринимателям, столкнувшимся с этим шагом впервые, будет интересно узнать, как зарегистрировать ККТ в ФНС самостоятельно. Алгоритм действий должен быть следующий:

1. Получив электронную цифровую подпись, нужно зайти на сайт nalog.ru и перейти в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
2. Выбрав пункт «Зарегистрировать ККТ», заполнить необходимые графы в заявлении:
• название объекта и адрес, где будет установлена онлайн-касса;
• заводской номер устройства и модель аппарата и фискального накопителя (они должны присутствовать в реестре ФНС);
• назначение использования кассового оборудования (выбирается из предложенного перечня);
• наименование ОФД, с которым был заключен договор на оказание услуг.
3. Для заверения заявления следует воспользоваться КЭП (квалифицированной электронной подписью).
4. Найти регистрационный номер, присвоенный при фискализации ККТ и дальнейшей активации фискального накопителя, который появится в списке напротив зарегистрированного ККТ.
5. Указать точный адрес и порт сервера ОФД, а также регистрационный номер с официального сайта ФНС.
6. Сразу после завершения регистрации аппарат распечатает первый контрольный чек, в котором будет «Отчет о регистрации». С этого момента сведения о кассе появятся в личном кабинете ОФД.
7. Информацию, имеющуюся в «Отчете о регистрации», следует скопировать в личный кабинет на сайте ФНС. Для этого нужно кликнуть на регистрационный номер, расположенный напротив интересующей пользователя модели ККТ. Эту манипуляцию необходимо произвести не позднее следующего рабочего дня после того, ка был получен «Отчет».
8. Режим онлайн кассы изменится на «Ожидается отчет о регистрации в ФН».
9. На последнем шаге пользователь может получить карточку, подтверждающую регистрацию нового устройства, а статус тут же изменится на «ККТ зарегистрирована».

Как поставить на учет новый ККТ в сервисном центре

Для того чтобы осуществить регистрацию и подключение онлайн кассы ОФД, можно воспользоваться услугами, которые предоставляет сервисный центр. Компания-посредник возьмет на себя заботы о правильном выполнении всех манипуляции и позволит сэкономить силы и время предпринимателя. Данный вид услуг предусматривает:

• выпуск электронной подписи для работы с ОФД;
• постановку на учет в ФНС оборудования, предназначенного для дальнейшей работы;
• инсталляцию и настройку необходимого софта для работы кассового оборудования;
• загрузку учетных сервисов и программного обеспечения для возможности осуществления предпринимательской деятельности, предусматривающей товарооборот и фискальные данные;
• обучение пользователя работе с сервисами и установленными программами.

Процедура регистрации ККТ, который уже был в работе ранее

В налоговой службе имеется особый реестр, в который включены все кассовые аппараты, допускаемые к модернизации. Владельцам оборудования из данного перечня следует помнить, что для того, чтобы его заново зарегистрировать и модернизировать до присвоения статуса «онлайн касса» необходимо осуществить несколько последовательных действий:

• снять с учета в налоговой службе;
• доработать до новой модификации (заменить шильдик, паспорт внутреннего программного обеспечения, а также произвести апгрейд всех его составляющих и установить новые модули).
• установить фискальный накопитель;
• заключить договор с ОФД;
• поставить кассовый аппарат на учет.

Снять с учета ККТ можно только после предварительного снятия фискальных отчетов, в которых отражены итоги продаж. Эта процедура довольно сложная и лучше ее осуществлять совместно с сервисным центром. Таким образом можно соблюсти все требования законодательства и передать в ФНС отчеты за весь период, когда аппарат находился в эксплуатации.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...