Действия пользователя при замене фискального накопителя

Замена фискального накопителя порядок действий

3034
25 февраля 2020 в 13:22
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (12 оценок, среднее: 4,67 из 5)

Замена фискального накопителя ККТ, порядок действий при которой напрямую зависит от нескольких факторов, требуется в случаях, установленных законом. Перед проведением процедуры следует выяснить марку и модель кассового аппарата, а также убедиться в действительности ЭЦП. При выборе фискального накопителя учитываются срок его действия и доступная флэш-память. На перерегистрацию в налоговой службе после замены накопителя пользователю даётся только 1 рабочий день.

Содержание:

  1. Что такое фискальный накопитель и когда его нужно менять
  2. Нюансы, которые надо выяснить перед заменой
  3. Краткий алгоритм по замене ФН
  4. Какие действия следуют после замены ФН
  5. Передача фискальных данных ОФД
  6. Закрытие архива фискального накопителя
  7. Обновление ПО кассового аппарата
  8. Замена предыдущего фискального накопителя на новый
  9. Регистрация кассы с новым фискальным накопителем
  10. Перерегистрация ККТ в налоговой службе
  11. Как выбрать фискальный накопитель
  12. a. ФН на 36 месяцев
    b. ФН на 13 и 15 месяцев

  13. Куда девать старый фискальный накопитель

Что такое фискальный накопитель и когда его нужно менять

Фискальный накопитель (далее – ФН) представляет собой компактный маленький блок, который находится внутри кассового аппарата. Его предназначение – хранение данных обо всех чеках. Федеральным законом 54-ФЗ установлено, что регулярно владельцем кассового аппарата либо специализированной сторонней организацией на основании договоренности должна проводиться замена фискального накопителя.

По каким причинам требуется проводить замену ФН:

  1. Истёк срок действия. Так, накопитель рассчитан на работу не более 13 месяцев подряд (для предпринимателей-льготников 15 и 36 месяцев), после чего он должен быть заменён. К слову, современные устройства обладают функцией своевременного оповещения о скором истечении срока действия.
  2. Внутренняя память заполнена. Храниться в накопителе может не более 200-250 тысяч записей, каждая из которых соответствует одному фискальному документу – чеку. Дополнительно расширить память невозможно. Модернизированные ККТ имеют функцию оповещения о том, что память заканчивается. Однако происходит это достаточно поздно, когда остаётся доступно около 1 процента места.
  3. Сменился собственник кассового аппарата. В накопителе заложены сведения о владельце ККТ, в связи с этим при смене хозяина следует установить новый ФН.
  4. При фискализации произошла ошибка. Если владельцем указан неверный регистрационный номер во время фискализации, то его уже нельзя будет исправить.
  5. ФН неисправен. Когда произошла серьёзная поломка и отремонтировать накопитель невозможно, то устанавливается новый ФН в ККТ.

Нюансы, которые надо выяснить перед заменой

Перед началом работы следует помнить о том, что для перерегистрации в личном кабинете нужна действительная ЭЦП. Так как после замены ФН даётся только 1 рабочий день на перерегистрацию, то позаботиться о наличии действующей подписи следует заранее.

Кроме того, модели ФН 1.0 уже поддерживают формат фискальных данных 1.05. Поэтому владельцу нужно убедиться в том, что касса работает с этим форматом ФД 1.05. Фискальные данные версии 1.0 уже не принимаются налоговой.

Узнать об окончании срока действия ФН можно через ОФД, с которым работает коммерсант, а также из отчёта о закрытии смены. Если до конца срока действия накопителя остается меньше месяца, в отчёте «О закрытии смены» отображается строка «Ресурс ФН менее 30 дней». В случае заполнения объёма памяти ФН на 99 % высвечивается строка «Память ФН заполнена». Как только такие сообщения начнут поступать, лучше запланировать замену кассового аппарата. В обратном случае, то есть при окончании срока действия у ФН, он будет заблокирован, и отчёт «О закрытии ФН» не сформируется.

Что нужно для замены фискального накопителя:

  • ключ ЭЦП, чтобы подписать заявление о перерегистрации ККТ в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой службы;
  • новый фискальный накопитель со сроками действия в рамках законодательства РФ.

Краткий алгоритм по замене ФН

При замене фискального накопителя порядок действий должен быть следующим:

  • Проведение предварительных работ. Необходимо завершить текущую смену и дождаться, пока данные будут переданы фискальному оператору. При этому нужно убедиться в подключении к Интернету. В строке «Количество непереданных фискальных данных» ничего не должно быть. Только тогда можно переходить к закрытию архива накопителя.
  • Закрытие архива ФН. В программе регистрации ККТ пользователь выбирает пункт «Закрыть архив». Время должно быть указано корректно. Затем нужно нажать кнопку «Выполнить», дождаться завершения работы программы и отправки отчёта о закрытии ОФД.
  • Провести извлечение старого ФН и установку нового. На этом этапе устройство отключается от электропитания, вытаскивается чековая лента. Открывается задняя стенка принтера, где расположен накопитель, который аккуратно извлекается. Всё, что останется ещё сделать — это вставить новый ФН, закрыть стенку, вставить ленту и подключить кассовый аппарат к электросети.

Какие действия следуют после замены ФН

Как только новый ФН установлен, следует включить ККТ, правильно настроить время и перерегистрировать кассу, выбрав соответствующий пункт в меню. Затем обязательно прийти в налоговую службу с целью регистрации нового ФН и получения регистрационного кода. По результатам проводится фискализация и заключение нового договора обслуживания с ОФД.

Отсчитывается срок действия ключа фискального признака с момента фискализации фискального накопителя. При этом момент фискализации накопителя может не совпадать с датой регистрации кассы, так как онлайн касса регистрируется после фискализации.

Передача фискальных данных ОФД

Перед тем, как будет проведена процедура замены ФН, все накопившиеся фискальные документы должны быть переданы в ОФД. Для этого кассовый аппарат необходимо подключить к интернету и дождаться завершения передачи. Процесс передачи данных через онлайн-кассы проводится по своим алгоритмам, которые ускорить невозможно. Если возникают при этом затруднения, следует обращаться к документации на кассовый аппарат или связаться с техподдержкой.

Когда пользователя не устраивает текущий ОФД, его можно обменить в ходе перерегистрации кассы с оформлением «триального» периода работы ОФД и оплатой после перерегистрации ККТ.

Закрытие архива фискального накопителя

Как только все фискальные документы переданы, проводится закрытие архива ФН. Этот пункт можно найти в подразделе настроек ФН и ОФД или отчётов ФН. Сами этапы процесса закрытия архива ФН зависят от программного обеспечения или модели кассы. В документации на онлайн-кассу всё указано. В случае, когда срок действия ключа фискального признака накопителя закончился и архив закрыть невозможно, следует перевести часы кассы на 23:55 последней смены. В некоторых онлайн кассах перевод часов осуществляется только путём сбоя времени. То есть необходимо разобрать корпус и вытащить батарейку часов реального времени. Смена указана в ОФД или последнем фискальном документе. Затем нужно повторить закрытие архива. Рекомендуется проводить закрытие в плановом порядке, пока ФН не заблокировался.

Обновление ПО кассового аппарата

На этом этапе могут быть стёрты все настройки ККТ – наименование организации вместе с ИНН, номера кассы (регистрационный и серийный), коды защиты и т.п. В этой связи перед обновлением ПО устройства потребуется распечатать все диагностические чеки и сохранить все настройки для последующего восстановления.

Замена предыдущего фискального накопителя на новый

Расположение фискального накопителя напрямую связано с маркой онлайн-кассы. Как правило, отсек с ФН крепится на крышку винтами или защелками, доступ к которым находится внизу кассового аппарата или фискального регистратора. Между тем в кассах «Эвотор» отсек с фискальным накопителем можно найти в ёмкости для чековой ленты, в ККТ «Элвес» или «Меркурий 185Ф» необходимо вскрыть аппарат с нарушением гарантийных пломб, если они установлены. Затем надо подключить аппарат к сети и убедиться в том, что ККМ распознал новый накопитель. Как правило, это происходит автоматически. Если формат фискальных данных имеет новую версию, то потребуется перепрошить онлайн-кассу для поддержки нового формата.

Регистрация кассы с новым фискальным накопителем

Пользователю нужно отыскать в меню кассы либо системы управления фискальным регистратором раздел «перерегистрация» и осуществить перерегистрацию кассы по причине замены ФН. Иногда система требует повторного внесения всех сведений о компании, однако, как правило, в программе остаются ранее внесённая информация о предприятии, и нужно лишь активировать новый фискальный накопитель.

Перерегистрация ККТ в налоговой службе

Процедура перерегистрации должна производится последовательно:

  1. На официальном сайте ФНС пользователь входит в личный кабинет ИП или юрлица.
  2. Заходит в раздел «Учёт ККТ».
  3. Нажимает на регномер кассового аппарата, который надо перерегистрировать.
  4. В появившемся окне кликает на кнопку на «перерегистрировать».
  5. Выбирает причину перерегистрации (нужна «в связи со сменой оператора фискальных данных»).
  6. Подписывает и отправляет заявление.
  7. Как только письмо отправлено, на экране появляется сообщение о том, что запрос успешно добавлен.
  8. Статус перерегистрации отслеживается в разделе «Учёт ККТ». Как только процедура завершится, появится пометка «ККТ перерегистрирована».

Как выбрать фискальный накопитель

ФН на 36 месяцев

Применяется организациями и индивидуальными предпринимателями, работающими на спецрежиме (ЕНВД, ПСН, УСНо, ЕСХН).

Исключение составляют:

  • реализация подакцизных товаров;
  • одновременное применение общей системы налогообложения;
  • применение онлайн-касс без передачи фискальных документов в налоговую;
  • временный или сезонный характер работ.

ФН на 13 и 15 месяцев

Устанавливается организациями и индивидуальными предпринимателями, если соблюдается хотя бы одно из условий:

  • применяется общая система налогообложения;
  • временный или сезонный характер работ;
  • онлайн-касса без передачи чеков в налоговую через ОФД;
  • торговля подакцизными товарами.

Помимо срока действия ФН следует учитывать объём продаж. Чем он больше, тем бесполезнее приобретать накопитель на 36 месяцев, так как память устройства закончится быстро.

Затем следует уточнить, есть ли ограничения по сроку действия в паспорте ФН. Так, условия применения устройства сказываются на его сроке эксплуатации.

Куда девать старый фискальный накопитель

Старый фискальный накопитель владелец обязан хранить в течение 5 лет со дня окончания срока его действия. Если вдруг за этот период наведается налоговая с проверкой, то накопитель подлежит обязательному предъявлению. Ответственные сотрудники ФНС могут проверить всю информацию, которая была сохранена в памяти накопителя.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (12 оценок, среднее: 4,67 из 5)
Загрузка...